ARSIP

BAB.II JENIS-JENIS ARSIP BERDASARKAN RECORD

A.FINANCIAL RECORD

Kwitansi: kwitansi yaitu selembar surat bukti yang mengatakan bahwa udah terjadi penyerahan sebanyak duit dari yang disebut sebagai pemberi atau yang menyerahkan duit terhadap yang disebut sebagai penerima serta yang perlu diberi tanda tangan udah terima penyerahan duit itu sebesar yang di sebutkan didalam surat itu, lengkap dengan tanggal penyerahan, area dan alasan penyerahan duit itu. Buat memperkuat isyarat bukti tersebut ditempel kan meterai sebesar yang ditentukan oleh undang-undang per pajakan.

Surat bukti itu berupa blangko yang memenuhi persyaratan dan diisi atas persetujuan kedua belah pihak, namun tak dibutuhkan saksi.
Untuk memperkuat dan merinci maksud penyerahan biasanya disertakan surat perjanjian transaksi, yang sering kali memerlukan saksi atau dilakukan di depan petugas yang berwenang (misalnya notaris).

a. Agar tak dirugikan janganlah menanda tangani blangko kwitansi kosong,
b. Di belakang tulisan jumlah uang harus diberikan tanda akhir yang tak dapat dituliskan sesuatu lagi.
c.Tempat dan tanggal penanda tanganan harus dicantumkan didekat tanda tangan si penerima uang dan tuliskan nama lengkap si penerima uang.
d. Tanda tangan harus melintasi/menerjang meterai.
e. Harus dibedakan antara nota jual beli dengan kuitansi. Nota jual beli tak memiliki kekuatan hukum, kuitansi memiliki kekuatan hukum apalagi jika disertaii surat perjanjian yang dilakukan didepan notaris.

Cek adalah surat yang berisi perintah tidak bersyarat dari nasabah kepada bank yang memelihara rekening giro nasabah tersebut untuk membayar sejumlah uang kepada pihak yang disebutkan di dalamnya atau kepada pemegang cek tersebut.

Jenis-jenis cek adalah sebagai berikut:

1. Cek atas nama: merupakan cek yang diterbitkan atas nama seseorang atau badan hukum tertentu yang tertulis jelas di dalam cek tersebut. Contoh: jika di dalam cek tertulis perintah bayarlah kepada Tn. Sigit Pramono sejumlah Rp 1.000.000 atau bayarlah kepada PT APB Indonesia uang sejumlah Rp 1.000.000, cek inilah yang disebut cek atas nama, namun dengan catatan kata "atau pembawa" di belakang nama yang diperintahkan dicoret.
2. Cek atas unjuk: merupakan kebalikan dari cek atas nama. Di dalam cek atas unjuk tidak tertulis nama seseorang atau badan hukum tertentu, jadi siapa saja dapat mencairkan cek atau, dengan kata lain, cek dapat diuangkan oleh si pembawa cek. Contoh: Di dalam cek tersebut tertulis bayarlah tunai, atau cash, atau tidak ditulis kata-kata apa pun.
3. Cek silang: merupakan cek yang di pojok kiri atas diberi dua tanda silang. Cek ini sengaja diberi tanda silang sehingga fungsi cek yang semula tunai berubah menjadi non tunai atau sebagai pemindahbukuan.
4. Cek mundur: merupakan cek yang diberi tanggal mundur dari tanggal sekarang. Contoh: Hari ini tanggal 20 Juli 2012 dan Tn. Sigit Pramono bermaksud mencairkan selembar cek dan di dalam cek tersebut tertulis tanggal 25 Juli 2012. Jenis cek inilah yang disebut cek mundur atau cek belum jatuh tempo. Hal ini terjadi karena ada kesepakatan antara si pemberi cek dengan si penerima cek, misalnya karena belum memiliki dana pada saat itu.
5. Cek kosong: merupakan cek yang dananya tidak tersedia di dalam rekening giro. Contoh: Tn. Sigit Pramono menarik cek senilai Rp 10.000.000 yang tertulis di dalam cek tersebut, tetapi dana yang tersedia di rekening giro tersebut hanya Rp 5.000.000. Ini berarti ada kekurangan dana sebesar Rp 5.000.000 apabila nasabah menariknya. Jadi, jelas cek tersebut kurang jumlahnya dibandingkan dengan jumlah dana yang ada.

Giro

Giro adalah suatu istilah perbankan untuk suatu cara pembayaran yang hampir merupakan kebalikan dari sistem cek. Suatu cek diberikan kepada pihak penerima pembayaran (payee) yang menyimpannya di bank mereka, sedangkan giro diberikan oleh pihak pembayar (payer) ke banknya, yang selanjutnya akan mentransfer dana kepada bank pihak penerima, langsung ke akun mereka.

Perbedaan tersebut termasuk jenis perbedaan sistem ‘dorong dan tarik’ (push and pull). Suatu cek adalah transaksi ‘tarik’: menunjukkan cek akan menyebabkan bank penerima pembayaran mencari dana ke bank sang pembayar yang jika tersedia akan menarik uang tersebut. Jika tidak tersedia, cek akan “terpental” dan dikembalikan dengan pesan bahwa dana tak mencukupi. Sebaliknya, giro adalah transaksi ‘dorong’: pembayar memerintahkan banknya untuk mengambil dana dari akun yang ada dan mengirimkannya ke bank penerima pembayaran sehingga penerima pembayaran dapat mengambil uang tersebut. Karenanya, suatu giro tidak dapat “terpental”, karena bank hanya akan memproses perintah jika pihak pembayar memiliki daya yang cukup untuk melakukan pembayaran tersebut. Namun ini juga berarti pihak pembayar tidak mendapatkan keuntungan dari “float”. (Sumber: wikipedia)

Sederhananya adalah; apabila pada giro tersebut tertera nomor rekening atas nama A dan jatuh tempo pada tanggal 12 Juni 2011, maka giro tersebut akan dicairkan ke rekening A dan baru bisa dicairkan mulai dari tanggal 12 Juni 2011.

  Kartu kredit

            Kartu kredit (credit card) yaitu kartu yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran transaksi jual-beli barang dan jasa, kemudian  pelunasan atas penggunaannya dapat dilakukan sekaligus atau secara angsuran sejumlah minimum tertentu.

            Kartu kredit merupakan alat pembayaran yang memiliki prinsip “buy now pay later”, dimana pada saat transaksi kewajiban pemegang kartu ditalangi terlebih dahulu oleh penerbit kartu kredit. Pemegang kartu dapat melunasi pembayaran berdasarkan waktu yang disepakati antara pemegang kartu dan penerbit.

            Pemegang kartu kredit (card holder) akan diberikan kredit limit, sehingga penggunaan kartu kredit tidak boleh melebihi limit yang telah ditetapkan oleh bank penerbit. Pahamilah tentang kartu kredit :

1.      Kartu kredit adalah produk perbankan

2.      Karena kartu kredit adalah produk perbankan, bank ingin mengambil untung dari penggunaan kartu kredit

3.      Kartu kredit bukan alat pembayaran yang bisa dipakai seperti kartu uang ajaib dan anda tidak mempunyai kewajiban setelah menggunakannya.

4.      Kartu kredit adalah kartu hutang

5.      Bunga kartu kredit bisa membuat anda kaget.

6.      Kartu kredit bukan untuk meningkatkan prestise dan sebagai alat kesombongan diri

7.      Kartu kredit tidak disarankan digunakan terlalu banyak untuk biaya konsumtif

8.      Kartu kredit memberi anda fasilitas kelas atas di beberapa tempat, seperti bandara, restoran, toko-toko tertentu , bolehlah dinikmati tetapi tetap waspada.

2.   Pihak-pihak yang Terlibat

Dalam system kartu kredit ada tiga pihak yang terlibat langsung dalam setiap transaksi penggunaan dan pembayaran kartu kredit.

1.      Bank dan lembaga pembiayaan

Fungsi bank dan lembaga pembiayaan adalah sebagai pihak penerbit dan atau pihak pembayar kartu kredit yang ditagihkan oleh pedagng (marchant).

2.      Pedagang (marchant)

Pedagang adalah mitra bank sebagai tempat pembelanjaan bagi pemegang kartu .

3.      Pemegang kartu (Cardholder)

Merupakan nasabah yang namanya tertera dalam kartu kredit sekaligus merupakan pihak yang berhk menggunakan kartu kredit tersebut

3.   Keuntungan Kartu kredit

3.1 Keuntungan memakai kartu kredit bagi nasabah:

1.      Transaksi lebih praktis dan tidak perlu membawa uang tunai

2.      Tidak khawatir menerima uang palsu

3.      Anda tidak perlu mengeluarkan uang pada saat itu juga

4.      Bergunaa disaat – saat darurat , disaat uang tunai tidak tersedia

5.      Barang yang anda inginkan bisa dicicil

3.2 Keuntungan bagi bank atau lembaga pembiayaan

a)      Iuran tahunan.

b)      Bunga yang dikenakan saat berbelanja.

c)      Biaya administrasi.

d)     Biaya denda terhadap keterlambatan pembayaran.

4.  Kerugian Kartu Kredit

Adapun keruian yang akan dialami oleh pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi kartu kredit dalah sebagai berikut:

1.      Kerugian bagi bank

Jika terjadi kemacetan pembayaran oleh nasabah yang berbelanja atau mengambil uang tunai, maka akan sulit untuk ditagih, mengingat surat perjanjian pengajuan Kartu Kredit biasanya tanpa jaminan benda berharga.

2.      Kerugian bagi nasabah

Biasanya nasabah agak boros dalam berbelanja, hal ini karena nasabah merasa tidak mengeluarkan uang tunai, sehingga kadang-kadang hal yang tidak perlu dibeli juga.

5.  Tips mendapatkan kartu kredit

            Bagi para mahasiswa yang belum bekerja, mendapatkan kartu kredit itu sulit. Padahal manfaatnya cukup banyak, untuk booking tiket pesawat, hotel, atraksi, untuk pembelian aplikasi mobile, untuk mendapatkan diskon , dan lain sebaginya. Masalah utamanya adalah ada mahasiswa atau kita yang belum (mungkin) bekerja dikantor ataupun belum memiliki SIUP untuk arsanesia.

Kerjanya analisis untuk penyetujuan kartu kredit,

1.      Menunjukan kalau anda memang sudah berpenghasilan dengan memasukan uang 15 juta di rekening bank atau minimal 10 juta

2.      Menunjukan saya sudah benar – benar memiliki pekerjaan dengan mencantumkan slip gaji berkop surat yang ada alamat kantornya,

3.      Memilih kartu yang paling kecil (kalau ada silver, jangan pilih yang gold atau platinum)

6.  Mekanisme Transaksi Kartu kredit

            Untuk memiliki kartu kredit, calon card holder harus mengajukan permohonan terlebih dahulu kepada bank penerbit (issuer). Pihak issuer akan mempelajari kelayakan pemohon, dengan mengkaitkan persyaratan penghasilan minimum kemudian ditentukan kelompok regular atau gold. Saat pembukaan, pemegang kartu kredit diwajibkan membayar uang pangkal dan annual fee yang besarnya bervariasi setiap bank. Besarnya uang pangkal dan annual fee untuk kelompok gold lebih tinggi daripada kelompok regular. Pemegang kartu kredit selanjutnya akan dikenakan bunga. Beban bunga ini dibedakan dalam hal penggunaan yaitu beban bunga untuk penggunaan belanja dan beban bunga untuk penarikan tunai. Khusus untuk penarikan tunai dengan kartu kredit disamping dikenakan bunga juga fee tertentu.

            Kartu kredit yang telah disetujui dapat digunakan unuk transaksi dengan pihak merchant. Card holder cukup menunjukkan kartu kredit dan kemudian akan digesekkan pada mesin tertentu untuk mengetahui kebenaran kartu kredit dan pihak card holder langsung menandatanganinya. Penggunaan kartu kredit bisa dilakukan dimana saja pada tempat merchant yang telah menjalin kerjasama dengan bank penerbit kartu kredit. Merchant adalah pihak yang menyediakan barang dan jasa, contoh : hotel, supermarket, toko sepatu, mini market, dan sebagainya.

            Rekap transaksi yang menggunakan kartu kredit selanjutnya menjadi dasar pihak merchant untuk melakukan penagihan pada tanggal tertentu kepada bank penerbit. Penagihan kartu kredit dilakukan melalui bank penerbit terdekat dengan merchant. Kemudian pihak bank akan langsung membayarkan sejumlah tagihan dengan cara mengkreditkan ke rekening pihak merchant dan mendebet pihak card holder. Jumlah yang dibayarkan ke pihak merchant adalah jumlah bersih setelah dikurangi dengan komisi kartu kredit yang besarnya berkisar 3% sampai dengan 5% dari nilai transaksi/tagihan. Komisi kartu kredit menjadi hak atau pendapatan bank karena jasa bank telah memberikan dukungan penjualan pihak merchant. Dengan terbitnya kartu kredit akan potensial meningkatkan penjualan pihak merchant yang melakukan kerja sama dengan bank penerbit.           

Contoh : jika transaksi dengan kartu kredit terjadi  sebelum tanggal 31 mei dan sebelum 1 juni maka kepadanya tidak dikenakan bunga. Pendek kata sebelum mencapai 1 bulan masa pembungaan, card holder tidak dikenakan bunga. Sistem pembungaan yang digunakan umumnya flat dan progressive (slidding) yang diperhitungkan secara harian berdasarkan saldo. Mekanisme transaksi kartu kredit tanpa melibatkan acquirer seperti tampak pada gambar berikut ini .

Keterangan :

1.      Perjanjian antara bank penerbit dengan pihak merchant mengenai penggunaan kartu kredit yang diterbitkan oleh bank yang bersangkutan

2.      Kartu kredit yang disetujui dan card holder setuju dengan segala ketentuan kartu kredit yang berlaku di bank yang bersangkutan. Card holder diberikan kartu kredit

3.      Card holder melakukan transaksi dengan merchant, misalnya membeli barang, membeli jasa hotel, dan sebagainya. Card holder membayar kepada merchant atas pembelian barang dan jasa dengan menunjukkan kartu kredit dan menandatangani slip atau langsung di layar

4.      Merchant menyerahkan barang atau memberikan jasa kepada card holder

5.      Merchant melakukan tagihan kepada bank

6.      Bank mengirimkan tagihan yang dibuat bank untuk card holder

7.      Card holder melakukan pembayaran, dapat menggunakan fasilitas ATM atau pendebetan giro, tabungan secara langsung atau secara tunai

8.      Diskon diberikan kepada merchant

Pada kasus lain, mekanisme transaksi dengan kartu kredit terjadi dengan melibatkan acquirer. Pihak acquirer adalah pihak yang melakukan penagihan dan pembayaran antara bank penerbit dan merchant dalam hal kartu kredit dilakukan secara francise. Dalam transaksi seperti ini antara pihak bank dan pihak acquirer berbagi komis atau diskon. Pihak merchant akan melakukan penagihan kepada acquirer sebesar nilai bersih yaitu nilai penggunaan kartu kredit dipotong diskon yang telah disepakati merchant dengan issuer (seperti contoh :3%). Selanjutnya pihak acquirer akan membayarnya kepada merchant sebesar 9.700.000 tetapi pihak acquirer akan menerima pembayaran dari isssuer bank sebesar 9.700.000 ditambah interchange fee misalnya 2% dari 10.000.000 yaitu Rp 200.000 sehingga total 9.900.000. dengan demikian komisi bersih atau diskon yang dinikmati acquirer dari aktivitas penjualan kartu kredit sebesar 1 % dari 10.000.000 atau 100.000. sedangkan statement tagihan kepada card holder sebesar 10.000.000 . seperti tampak pada gambar berikut ini :

Keterangan :

Keterangan	Jumlah (Rp)
1.      Nominal transaksi kartu kredit	10.000.000  (+)
2.      Diskon untuk acquirer	300.000 (-)
3.      Nilai bersih dibayar acquirer	9.700.000  (+)
4.      Interchange fee untuk acquirer 2% x 10.000.000	200.000 (+)
5.      Nilai klaim acquirer terhadap issuer bank (reimbursment)	9.900.000 (+)

Bila anda perhatikan, dalam mekanisme transaksi kartu kredit ini tidak ada perjanjian antara pihak acquirer dengan pihak merchant karena fungsi acquirer hanyalah sebagi jasa yang mempercepat dan mempermudah proses pembayaran kepada merchant. Sedangkan hubungan pihak bank penerbit (issuer bank) dengan pihak acquirer dan card holder harus difasilitasi oleh perjanjian sebab menyangkut kepastian pembayara dan penerimaan .

7.  AKUNTANSI UNTUK CREDIT CARD

            Mekanisme pengoperasian credit card memiliki aspek control yang ketat, yang lazimnya dilakukan validator. Melalui validator ini, penerima pembayaran credit card dapat melakukan konfirmasi kepada pusat pengolahan data untuk mendapatkan otorisasi pembayaran. Otorisasi pembayaran sangat diperlukan untuk menjamin keabsahan dari credit card yang bersangkutan karena ia akan berfungsi sebagai pengecekan keabsahan nomor kartu dan saldo.

            Penggunaan credit card akan berstatus decline apabila pagu kredit sudah habis atau penggunaan kartu melebihi pagu kredit yang diberikan.

            Akuntansi credit card dibedakan untuk persetujuan pemberian kredit, penarikan, pelunasan dan pembayaran kepada beneficiery. Pemberian kredit untuk setiap nasabah credit card bersifat bersyarat (contingent). Untuk penerbit credit card diadministrasikan dalam rekening administratif  yang berguna untuk tujuan control terhadap penggunaan pagu kredit yang diadministrasikan dengan komputer. Rekening administratif harus disesuaikan bila ada penggunaan dan penyetoran credit card.

            Masing-masing pemegang credit card memiliki satu rekening khusus yang diadministrasikan berdasarkan nomor credit card. Nomor ini akan dijadikan dasar untuk tujuan evaluasi kredit, seperti control terhadap  pagu dan saldo outstanding yang dilakukan dengan mekanisme komputer.

Penerbitan Credit Card

            Setiap kali bank menerbitkan credit card, kepada nasabah yang bersangkutan dipelihara satu rekening dan ditentukan pagu kredit nasabah tersebut. Pagu ini merupakan kewajiban  bank terhadap nasabah bersangkutan untuk diberikan kredit. Dengan demikian, pagu kredit akan diadministrasikan dalam rekening administratif.

            Karena dalam akuntansi bank, menurut SKAPI, harus jelas terlihat kewajiban ini yang dibukukan secara single entry, maka kewajiban yang bersyarat ini akan dibukukan dalam rekening administratif sisi kredit.

Sebagi contoh, apabila bank omega – cabang jakarta telah mengotorisasi untuk menerbitkan credir card “VISA” atas nama Tn.Santoso depagu kredit sebesar Rp. 5.000.000. suku bunga diasumsikan sebesar 22% setahun. Pada saat penerbitan credir card akan dibukukan sebagai berikut :

            K         : Rekening Administratif rupiah

                          Credit card yang diterbitkan....................................Rp 5.000.000

Rekening administratif ini akan tetap tidak berubah sepanjang saldo nasabah credit card tidak berubah atau tidak dipergunakan. Rekening ini akan dibukukan untuk setiap nasabah dan dibukukan kedalam buku besar secara berumpun.

Pembebanan Annual fee

            Pada saat pembebanan annual fee sebesar Rp. 100.00 atas beban rekening Tn.santoso, oleh bank omega akan dibukukan sebagai berikut.

D         : Debitur credit card – Tuan Santoso.................Rp 100.000

K         : Pendapatan annual fee credit card...................Rp 100.000

            Pembebanan biaya annual fee ini akan mengurangi pagu kredit yang diberikan dan akan mengakibatkan tagihan bank omega kepada nasabah yang bersangkutan.

D         : Rekening administratif rupiah –credit card yang diterbitkan.......Rp 100.000

Penggunaan credit card

            Apabila Tn.santoso mempergunakan credit card yang dimilikinya untuk membeli barang di toko SJR sebesar Rp. 240.000 dan kemudian toko JR menyetor slip pembelian barang beserta dengan bukti lainnya kepada bank omega jakrta untuk disetorkan bagi keuntungan rekening gironya dengan dipotong komisi sebesar Rp 5.000 .oleh bank omega jakarta akan dibukukan sebagai berikut:

D         : Rekening administratif rupiah- credit yang diterbitkan .............Rp 240.000

D         : debitur credit card –Tn.santoso.........................Rp 240.000

K         : Giro – rekening toko SJR................................Rp 235.000

K         : Pendapatan komisi credit card..........................Rp    5.000

Informasi Nasabah

            Karena dengan media bantu komputer, saldo atau pagu setiap nasabah credit card dapt diketahui dengan cepat dan pasti setiap saat diperlukan. Untuk mengetahui berapa besar pagu kredit dapat langsung diambil dari saldo rekening administratifnya, seperti tampak sebagai berikut.

            Sisa pagu kredit(rekening administratif).................Rp 4.660.000

Tagihan Kepada Tn.santoso...................................Rp    340.000

            Total pagu kredit...................................................Rp 5.000.000

Pembayaran Tagihan Credit Card

Apabila sebulan kemudian, Tn santoso dating hendak melunasi hutangnya sebesar Rp 340.s000 ditambah dengan bunga terhutang secara tunai, maka bank omega-jakarta akan membukukan sebagai berikut :

            Pokok debitur..............................................Rp 340.000

Bunga : 30/360*22%*Rp 340.000..................Rp    6.233

Jumlah debitur    .............................................Rp 346.233

D         : KAS..........................................................Rp 346.000

K         : Debitur credit card......................................Rp 235.000

K         : Pendapatan bunga credit card.......................Rp     5.000

Bila pembayara  nasbah credit tidak penuh

            Dalam hal tagihan bank kepada nasabah credit card tidak dibayar penuh, maka terhadap saldo yang outstanding akan diperhitungkan bunga dengan perhitungan bunga majemuk. Cara perhitungan bunga majemuk (bunga berbunga), dilakukan dengan rumus sebagai berikut :

(1+ i) * sisa debitur

Saldo rekening nasabah akan bertambah terus dengan sejumlah bunga yang diperhitungkan atas dasar saldo terakhir dari rekening nasabah yang bersangkutan.

Penambahan Pagu Kredit

            Kepada nasabah dapat saja diberikan tambahan pagu credit card yang telah didasarkan pada pertimbangan tertentu. Bila terjadi penambahan pagu kredit, yang harus dilakukan adalah menambah besarnya rekening administratif dan langsung diadministrasikan ke dalam komputer.

            Sebagai contoh, apabila Tn.santoso mengajukan permohonan untuk meningkatkan pagu credit card menjadi Rp 7.000.000 dan disetujui oleh credit officer bank omega –jakarta, maka akan dibukukan sebagai berikut.

            Pagu awal                               Rp 5.000.000

        Kenaikan pagu                        Rp 2.000.000

            Pagu baru                                Rp 7.000.000

Pencatatan kedalam rekening administratif hanya dilakukan pada penambahan pagu kredit saja, yaitu sebesar Rp 2.000.000. ayat jurnalnya menjadi sebagai berikut.

            K         : Rekening administratif rupiah-

   credit card yang diterbitkan..............Rp2.000.000

dengan demikian informasi mengenai pagu kredit ini sangat penting untuk dimiliki oleh bank yang menerbitkan credit card dalam memproses setiap transaksi. Melalui prosedur otorisasi, bank akan segera dapat mengetahui saldo setiap nasabah.

B.IVENTORY RECORD

    

        

C.PERSONAL RECORD

 SURAT LAMARAN KERJA
Surat lamaran kerja adalah surat yang digunakan untuk melamar pekerjaan dan biasanya dilengkapi dengan riwayat hidup. Dalam surat lamaran kerja yang harus anda tulis dan jelaskan adalah kemampuan–kemampuan yang dimiliki oleh pelamar sesuai dengan posisi atau jabatan pekerjaan yang ditawarkan oleh perusahaan. Dalam surat lamaran anda hanya menuliskan poin-poin penting yang sesuai dengan persyaratan pekerjaan.
Dalam menulis surat lamaran juga dapat dilakukan dengan pendekatan AIDA, yaitu: Attention, Interest, desire, dan Action

Curriculum vitae (CV; juga ditulis curriculum vitæ) adalah dokumen yang memberikan gambaran mengenai pengalaman sesorang dan kualifikasi lainnya. Di beberapa negara, suatu CV biasanya merupakan hal utama yang dijumpai seorang majikan potensial tentang pencari kerja dan sering digunakan untuk menyaring aplikan (orang-orang yang melamar kerja secara daring) ketika mencari pekerjaan, biasanya dilanjutkan dengan wawancara.

  

D.SALES RECORD

 

E.PRODUCTION RECORD
Tekstil adalah material fleksibel yang terbuat dari tenunan benang. Tekstil dibentuk dengan cara penyulaman, penjahitan, pengikatan, dan cara pressing. Istilah tekstil dalam pemakaiannya sehari-hari sering disamakan dengan istilah kain. Namun ada sedikit perbedaan antara dua istilah ini, tekstil dapat digunakan untuk menyebut bahan apapun yang terbuat dari tenunan benang, sedangkan kain merupakan hasil jadinya, yang sudah bisa digunakan.

BAB III. 17 alat Kearsipan

Salam jumpa lagi dalam tulisan tentang arsip. Dalam kesempatan ini saya akan postingkan beberapa contoh peralatan kearsipan. Berikut penjelasan secara teori dan gambarnya:

lateral filing cabinet

filing cabinet

 FILING CABINET :  Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

Lemari arsip

 Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.

Folder

 Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.

Guide

Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.

Guide

        

Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh bebe­rapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio. 

Guide kecil

Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.

Map

Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof map, snelhechter, hanging map (map gantung).

brief ordner                        stopmap/stofmap                            map gantung

            

Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang ter­buat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa je­pitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

Rak sortir

Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing­masing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masin

kartu indeks

7. Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
8. PORTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.
Ada satu tambahan lagi mengenai peralatan kearsipan, karena ini tak kalah penting. Hubungannya adalah dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan. Alat tersebut adalah:
9. Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder

paper shredder

usb-paper-shredder

mesin penghancur dokumen

Stapler

             

Stapler atau pengokot (bahasa Inggris: stapler) adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan kokot (staple) berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.

Di Indonesia, stapler bisa dijumpai di mana-mana, di kantor, sekolah, kios fotokopi, rumah tangga, hingga di rumah makan dan penjual makanan. Stapler begitu populer hingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti: jekrekan, jepretan, atau cekrekan. Stapler sering digunakan di Indonesia untuk membungkus makanan. Plastik dilipat agar isi tidak keluar dan diselesaikan dengan jepitan stapler.

NUMERATOR

TICKLER FILE

Sortir

Sotrit untuk efisiensi pekerjaan sortir (sortasi), penjilidan dan finishing cetak. Mesin collator ini sanggup merapikan jilid sortiran yang diinginkan sebanyak 3000 lbr/jam utk ukuran A4 dan 2500 lbr ukurana A4

cardeks

Rak atau laci kartu

 

Alat penyimpanan khusus